• 22 Aprile 2024

34 suggerimenti per usare meglio Google Drive

Google Drive : 34 suggerimenti utili

Google Drive : 34 suggerimenti utili

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Usare al meglio Google Drive, la suite per ufficio di Google ed il suo servizio di archiviazione online è ormai una priorità, funziona bene ed è gratis.

Alza la mano se ricordi Writely. Una società di quattro persone chiamata Upstartle ha lanciato il word processor solo online nell’agosto 2005, sfruttando una nuova tecnologia web-based chiamata AJAX . 

Questo sistema ha permesso agli utenti di salvare e recuperare istantaneamente i contenuti generati nel browser ma memorizzati sul server. E ha funzionato così bene che Google ha acquistato Upstartle meno di un anno dopo. All’epoca, un prodotto come Writely era unico (il software non era disponibile su un CD) e considerato un gioco d’azzardo.

Avanti veloce ad oggi. La suite di strumenti per l’ufficio online di Google non ha fatto altro che crescere e migliorare. Ora sotto l’ombrello di Google Drive , troverai un servizio di gestione e archiviazione dei file, nonché le varie app mobili e utilizzabili dal Web. Questi includono: un elaboratore di testi (Documenti o Writely, tutti cresciuti), foglio di calcolo (Fogli), presentazioni (Diapositive), disegno e moduli.

È una suite completa di strumenti che ora può sostituire Microsoft Office; infatti, Google Drive ha indotto probabilmente Microsoft a creare versioni online di Word, Excel e PowerPoint per lavorare con il suo servizio di archiviazione / sincronizzazione OneDrive.

Le aziende possono utilizzare G Suite , una versione di Google Drive con tutto lo spazio di archiviazione e gli strumenti, oltre all’integrazione di Gmail, Calendar, Sites ed altro con il proprio nome di dominio. Il prezzo parte da $ 6 per utente al mese per 30 GB di spazio di archiviazione online per utente; le organizzazioni non profit e le scuole possono ottenerlo gratuitamente.

Drive è un serio set di strumenti per lavorare, tutto completamente gratuito. I consumatori pagano solo lo spazio di archiviazione aggiuntivo. Ma vale la pena conoscere più delle semplici basi. Ecco come ottenere il massimo da Google Drive.

L’archiviazione dei file è gratuita

Ogni account Google Drive personale, che ottieni se disponi di un servizio Google, come Gmail o Google Foto, viene fornito con 15 gigabyte di spazio di archiviazione gratuito. Puoi sempre aggiornarlo tramite Google One , ma tieni presente che solo i file non nativi, come file Microsoft, PDF o immagini, vengono inseriti in quei 15 GB. 

I file Documenti / Fogli / Presentazioni di Google che crei non vengono conteggiati rispetto all’assegnazione dello spazio di archiviazione di Google Drive.

Sincronizza tutti i tuoi file

Google Drive si sincronizza su tutti i dispositivi, quindi per usare al meglio Google Drive puoi avviare un progetto sul PC e proseguirlo sul telefono, sul tablet o sul laptop di casa. Funziona con qualsiasi tipo di documento, non solo con documenti, fogli e diapositive nativi. Installa il programma Backup e sincronizzazione di Google sul desktop per eseguire automaticamente il backup dei file dal tuo computer, fotocamera o scheda SD su Google Drive.

Questo è l’aspetto di Google Drive che probabilmente consumerà i tuoi 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, poiché si rivolge ad altri tipi di file. In caso di esaurimento, potrebbe essere necessario pagare spazio di archiviazione aggiuntivo tramite Google One . Ma le opzioni partono da € 1,99 al mese (o € 19,99 all’anno) per 100 GB. Anche 2 TB costa solo € 10 al mese o € 99,99 all’anno.

Collabora facilmente con chi vuoi

Google Documenti è pensato per un unico scopo : la collaborazione. Non importa se siete tutti su laptop, tablet o smartphone, più di una persona alla volta può lavorare su un documento, fino a 50 contemporaneamente.

Per tenere sotto controllo ciò che hanno fatto i tuoi amici, familiari e / o colleghi, visualizza una cronologia delle revisioni tramite File> Cronologia versioni> Vedi Cronologia versioni . (Oppure fai clic su Tutte le modifiche salvate in Drive in alto, se viene visualizzato.)

Un elenco sul lato destro ti mostrerà chi ha aggiornato il documento e quando; fai clic su un nome per vedere cosa hanno fatto. Assegna nomi diversi a versioni diverse per facilitarne il tracciamento: fai clic sul pulsante in alto a destra per visualizzare solo le versioni rinominate.

Revisiona i documenti come in Microsoft Word

Cosa succede se si desidera che le revisioni appaiano come quando si registrano le modifiche in un documento di Microsoft Word? 

Documenti supporta una funzione chiamata Suggerisci modifiche

Fai clic sul pulsante Modifica (con l’icona della matita) verso l’alto tramite i pulsanti Commenta e Condividi. Otterrai un menu che ti consente di modificare, dare suggerimenti (con le modifiche tracciate visibili che tu o altri potete accettare in seguito) o visualizzare il documento finale.

Cerca un collaboratore

Se non ricordi il nome del documento che desideri, ma puoi ricordare chi lo ha condiviso con te, fai clic su Condiviso con me nel menu a sinistra di Google Drive. 

Otterrai un elenco di tutti i documenti che le persone hanno condiviso con te. Se l’elenco è troppo lungo per essere analizzato, digita il nome del collaboratore nel campo di ricerca in alto.

Rendi pubblico un documento

Per far parte della collaborazione, il documento deve essere condiviso. 

Il limite è di 200 persone, ma se più di 50 collaboratori provano a modificare un documento, i ritardatari possono solo visualizzare le modifiche.

Il proprietario (i) del documento può impostare chi ha i privilegi di modifica. Ma per evitare una seccatura, puoi rendere pubblico un documento. 

Fai clic sul pulsante “Condividi” in alto a destra, vai su Avanzate , quindi fai clic su “Modifica” in “Chi ha accesso”. Scegli pubblico sul Web o chiunque abbia il link; alcuni clienti di G Suite potrebbero essere in grado di rendere i loro documenti disponibili a tutti nella propria organizzazione.

I documenti pubblici sono resi disponibili ai motori di ricerca… e anche Google ne possiede uno.

Condividi File e Cartelle su Google Drive
Condividi File e Cartelle su Google Drive

Imposta un livello di accesso

Quando condividi tutti questi documento, potresti pensare che tutti siano uguali. Non così. 

Esistono quattro livelli di accesso ai documenti. 

I proprietari possono fare qualsiasi cosa sul file, anche eliminarlo, ed invitare più collaboratori. 

I redattori possono ovviamente modificare, ma invitano più collaboratori solo se il Proprietario lo consente. 

Gli spettatori possono vedere cosa sta succedendo. 

I commentatori possono vederlo, oltre a lasciare commenti su di esso. 

Gli spettatori e i commentatori possono fare copie dei documenti, quindi non pensare ai documenti come “sicuri”.

Comunicare durante la collaborazione

Google Drive mostra i tuoi colleghi collaboratori di documenti nell’angolo in alto a destra. 

Puoi lasciare commenti o domande in linea per persone specifiche mentre lavori, ma puoi anche inviare loro un messaggio istantaneo. 

Fai clic sul fumetto della chat accanto alle chathead del collaboratore e digita il tuo messaggio. 

Questo non è un messaggio privato, chiunque altro nel documento può vedere la tua discussione.

Cerca i componenti aggiuntivi che ti servono

Esistono numerosi componenti aggiuntivi che possono espandere la funzionalità che già ottieni gratuitamente in Documenti e Fogli. 

Trovali o attivali facendo clic su Componenti aggiuntivi> Ottieni componenti aggiuntivi durante la modifica di un documento.

Cerca le app di Google Drive che ti servono

Da non confondere con i componenti aggiuntivi, esistono anche diverse app di Google Drive: applicazioni interamente basate sul Web che è possibile collegare a Google Drive. 

C’è qualche sovrapposizione con i componenti aggiuntivi: probabilmente non hai bisogno dell’app HelloFax e del componente aggiuntivo. Ma le app, che si trovano nel Chrome Web Store , semplificano l’esecuzione di modifiche funzionalità.

Carica tramite Drag and Drop

Google Drive ha un grande pulsante “Nuovo” sull’interfaccia, per creare nuovi file. 

È anche il posto in cui carichi un file o una cartella. Salta quella parte: trascina i file da Windows o macOS direttamente nell’elenco di file di Google Drive. 

Nella parte inferiore della schermata del browser, vedrai una nuvola con una freccia su per indicare che puoi rilasciare il file che stai trascinando per salvarlo direttamente in Drive.

Se si desidera creare rapidamente un nuovo documento, foglio di calcolo, presentazione o disegno, aggiungere i seguenti collegamenti alla barra dei segnalibri del browser: 
http://doc.new —nuovo documento Google 
http://sheets.new —nuovo Google Sheet 
http : //deck.new —nuovo Google Slide 
http://site.new —nuovo sito Google 
http://form.new —nuovo modulo Google

Utilizzare Companion per avviare Windows desktop

L’ estensione Drive Companion per Google Chrome soddisfa un’esigenza specifica: suddividere i documenti / le diapositive / i fogli di Google Drive lanciati in finestre pop-up del browser che forniscono l’aspetto di un programma dedicato sul desktop. 

Su Windows, i popup ottengono persino un’icona di Google Drive nella barra delle applicazioni, quindi puoi tornare indietro facilmente. La nuova finestra può essere avviata con un documento vuoto o aprirne una esistente.

Accedi ai file di Drive offline: da desktop

In genere accedi ai file archiviati su Google Drive quando il tuo browser è connesso a Internet. Ma per quei momenti in cui il Wi-Fi non è disponibile, Google Drive supporta l’accesso offline .

Innanzitutto, installa l’ estensione di Google Documenti offline di Chrome (funziona solo nel browser di Google), quindi vai alle impostazioni di Google Drive . Seleziona la casella accanto a “Crea, apri e modifica i tuoi file recenti di Documenti, Fogli e Presentazioni Google su questo dispositivo offline.” 

Ciò attiva il servizio, ma dovrai selezionare quali file desideri offline. 

Vai a drive.google.com , fai clic con il pulsante destro del mouse sui documenti desiderati (premi Maiusc / Ctrl o Comando per più file) e scegli “Disponibile offline” per attivare.

Accedi ai file di Drive offline: da mobile

Se vuoi lavorare con un file di Google Drive sul tuo smartphone ma non hai accesso a Internet, imposta il file in modo che sia disponibile offline in anticipo. 

Salva per dopo con Google Drive

Apri un file Documenti, Presentazioni o Fogli, tocca il menu a tre punti () in alto a destra e attiva l’interruttore accanto a ” Disponibile offline “. La prossima volta che vai online, tutte le modifiche apportate verranno nuovamente sincronizzate con Google Drive.

accedi ai tuoi file ovunque ti trovi con Google Drive
accedi ai tuoi file ovunque ti trovi con Google Drive

Evernote è un repository online per tutte le tue cose digitali. Puoi utilizzare Google Drive in modo simile. 

Un’estensione di Google Chrome denominata Salva su Google Drive semplifica il salvataggio di quasi tutto ciò che vedi online in una cartella su Google Drive. Ci sono alcuni avvertimenti, però. 

Non puoi davvero salvare solo le parti di testo buone di una pagina: puoi solo salvarne una vista come file PNG, l’intero codice sorgente HTML o salvarlo come un documento Google (che eliminerà la formattazione). Fai clic con il pulsante destro del mouse su un’immagine e puoi salvarla.

Condivisione diretta di documenti tramite Gmail

Se usi Gmail e Google Drive, sei fortunato: non dovrai mai più allegare un documento. Ciò significa che non ti imbatterai mai in quel limite di allegato di 25 MB, invece invii fino a 10 Gigabyte di file.

I file devono prima essere caricati nello spazio di archiviazione di Google Drive. Inserisci i file in un messaggio Gmail con un clic sull’icona di Google Drive () nella parte inferiore della schermata di composizione email. Se i file si trovano sul tuo disco rigido, trascinali e rilasciali dalla scheda Carica.

Utilizza app mobili separate per la modifica

Google ha offerto a lungo un’app Drive per iOS e Android, ma la modifica dei file è stata un miscuglio, quindi Google ha spostato tale funzionalità in app separate per Documenti ( iOS , Android ), Fogli ( iOS , Android ) e Presentazioni ( iOS , Android ). 

L’ app Drive continua a fornire l’accesso e la visualizzazione dei file memorizzati; quando devi modificarlo, ti trasferirà su una delle altre app, a condizione che siano installate.

Converti in formato Google Documenti

Puoi aggiungere praticamente qualsiasi file a Google Drive per l’archiviazione, ma come lavori con loro dopo che sono stati caricati? 

La conversione di un file in formato Google Documenti, Fogli o Presentazioni è piuttosto semplice. Carica il file e fai clic con il pulsante destro del mouse per selezionare “Apri con”. Verrà visualizzato un sottomenu di opzioni che consentono di modificare, ad esempio, un documento Word in un documento Google. Creerà una copia, lasciando intatto il file originale.

Puoi anche utilizzare l’ estensione di Modifica di Office per Documenti, Fogli e Presentazioni di Chrome per modificare tutti i documenti di Office trascinati nel browser. Puoi quindi salvarli nel loro formato originale o tenerli nel formato di Google Drive per risparmiare spazio.

Trasforma tutte le immagini / i PDF in testo

Se desideri che tutti gli elementi caricati sul desktop, anche i PDF, vengano convertiti in testo che puoi modificare come Documento Google, vai su Google Drive (non Documenti) sul desktop, fai clic sull’icona a forma di ingranaggio () in alto e selezionare Impostazioni. 

Nella finestra pop-up, seleziona la casella accanto a Converti caricamenti. Il caricamento dei file potrebbe richiedere un po ‘più di tempo, ma ne vale la pena. Ti ritroverai con un documento Google con l’immagine inserita, con il testo modificabile di seguito.

Scansione con l’app mobile

Una caratteristica unica dell’app mobile di Google Drive (non nelle app separate Documenti e Fogli) è la possibilità di caricare un’immagine. 

Perché dovresti farlo? Le parole nell’immagine vengono scansionate da Google e diventano testo ricercabile. 

È perfetto per scattare una foto di una ricetta, menu, orari di apertura, tutto ciò che ti serve, ma non vuoi riscrivere. (L’app per iOS non rende modificabile il testo con OCR, ma funziona solo dal desktop o da Android.)

Raccogliere dati da altri

Un’app nel collettivo di Google Drive che non attira molto l’attenzione è Forms , ma è utile. 

Crea un sondaggio e condividi. I dati raccolti vengono inseriti in un file di foglio elettronico Fogli. I moduli sono altrettanto collaborativi da costruire come qualsiasi documento. 

I moduli supportano le barre di avanzamento (per mostrare agli intervistati il ​​tempo necessario per terminare), le immagini e i video di YouTube.

Disegna in Documenti

L’app Disegni in Google Drive non è pensata per il fotoritocco. Ma può essere usata per fare un po ‘di grafica. 

In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona Inserisci> Disegno> + Nuovo : otterrai una versione ridimensionata dell’app di disegno che rende semplicissimo includere la tua grafica. Se hai già salvato la grafica che hai creato in Drive, seleziona Disegno>Da Drive dal menu Inserisci.

Passa a schermo intero (due volte)

Hai bisogno di tempo per scrivere senza distrazioni? Seleziona Visualizza> Schermo intero per sbarazzarti dei menu delle app e delle barre degli strumenti in alto (premi il tasto Esc per farli tornare). Premi F11 in modalità schermo intero per nascondere anche i menu del browser e tornare indietro nuovamente.

Riquadro di ricerca Ulteriori informazioni

Quando hai la testa su un progetto delicato, l’ultima cosa che vuoi fare è lasciare la pagina per fare una ricerca. 

Il riquadro di ricerca (accessibile solo in Documenti) aggira l’ostacolo. Fai clic su Strumenti> Esplora (o Ctrl + Alt + Maiusc + I) per accedervi. Facilita l’inserimento di una citazione a piè di pagina nel documento che si collega ai risultati. 

Usa Ctrl + Maiusc + Y quando il cursore si trova su una determinata parola e il riquadro mostra la definizione. Puoi anche utilizzare il riquadro Esplora per inserire le immagini che trova.

Inserisci collegamenti con ricerca

È facile inserire un collegamento in un documento Google. Seleziona il testo, fai clic sull’icona a catena o premi Ctrl-K e viene visualizzato un menu in cui puoi incollare l’URL. 

Ma se non hai già un URL per il link, Google ne troverà uno per te, poiché la ricerca di Google è integrata. Per prima cosa cercherà il termine che hai evidenziato. Se non funziona, digita una query diversa, non cambierà il testo del documento. Una volta trovato il link che ti piace, fai clic per inserirlo immediatamente.

Visualizza ogni singolo collegamento

Usa le scorciatoie da tastiera e sarai un dio di Google Drive. Indipendentemente dall’app Drive in cui ti trovi, anche dalla pagina principale di Google Drive, digita semplicemente Ctrl + / e il menu di scelta rapida rivelerà tutte le opzioni di tastiera disponibili.

Traduci al volo

Hai un documento in una lingua straniera? Caricalo su Google Drive, aprilo (come Google Doc), fai clic su Strumenti> Traduci documento . Riceverai un documento duplicato nella tua lingua preferita.

Detta a voce in Documenti

Apri un nuovissimo file Google Doc vuoto per l’elaborazione di testi sul desktop e se il tuo computer ha un microfono, hai la possibilità di eseguire la dettatura vocale . Trovala nel menu Strumenti o premi Ctrl + Maiusc + S. Mette l’icona di un microfono accanto al documento: fai clic su di esso per parlare e ciò che dici appare nel documento.

Google ha fatto molto per perfezionare il riconoscimento vocale e la dettatura negli ultimi anni e questo funziona abbastanza bene. Non solo per annotare ciò che dici (inclusa la punteggiatura di base, ad esempio “il punto” quando finisci una frase), ma anche per apportare correzioni e formattare le modifiche tramite la voce e navigare nel documento senza toccare il mouse. L’ elenco delle lingue supportate va ben oltre l’inglese americano. Tuttavia, censurerà le tue imprecazioni con gli asterischi: dovrai ridigitare quella roba in seguito.

Perfeziona la tua ricerca di file

Cerchi un file o un documento specifico in Google Drive? Se è necessario eseguire una ricerca avanzata, aprire le opzioni per farlo con la freccia giù nella casella di ricerca. Da lì, cerca il tipo di file, il proprietario, se è contrassegnato o Cestinato, quando è stato modificato l’ultima volta, con chi è condiviso e altro.

Meglio ancora, usa il Natural Language Processing quando cerchi in Drive . Ciò significa che puoi saltare gli operatori di ricerca e provare qualcosa del tipo “trova i miei verbali delle riunioni di vendita dello scorso luglio”.

Colora le tue cartelle

Aiuta a mantenere le cartelle in ordine, ma a volte vuoi solo attirare la tua attenzione sulle cartelle più utilizzate con, per esempio, una scelta di colore. Google Drive offre un arcobaleno di scelte. Fare clic con il tasto destro del mouse su qualsiasi cartella e selezionare Cambia colore per ottenere il menu di selezione.

Ottieni un nuovo Outlook

Se usi Outlook.com o l’app Outlook per iOS o Android, non sei limitato all’utilizzo di Microsoft OneDrive per accedere ai file nel cloud. Puoi anche ottenerli da Dropbox, Box, Facebook e sì, anche Google Drive.

Proteggi celle specifiche

Puoi impostare la protezione di un intero foglio di lavoro usando Strumenti> Proteggi foglio , anche se condividi il foglio. 

Tuttavia, ancor più utile, è la capacità di proteggere solo sezioni di dati. In Dati> Proteggi fogli e intervalli , puoi impostare l’intervallo di celle che nessuno, tranne te o i pochi scelti, può toccare.

Trova più caratteri

Se ritieni che la scelta dei caratteri nei documenti di Google Drive limiti la tua creatività, aggiungine altri. 

Nel menu Carattere (sulla barra degli strumenti), la scelta migliore è Altri caratteri . La finestra di dialogo che viene visualizzata consente di mostrare i caratteri per tipo come scrittura a mano, monospace, serif o sans-serif; è quindi possibile ordinare per popolarità o data di aggiunta o tendenza. 

Cerca un nome di carattere specifico. Quindi metti un segno di spunta accanto a qualsiasi font a cui desideri accedere rapidamente dal Doc stesso. I caratteri non sono specifici del documento: se ne scegli uno nuovo, sarà quindi disponibile su tutti i tuoi documenti, fogli e diapositive di Google. 

Tutti i caratteri di Google sono disponibili su fonts.google.com , ma non tutti sono disponibili per l’uso in Google Drive.

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valerio sanna

Vsx Blog : il mio punto di vista sul mondo del web, dell'innovazione e della scienza.

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