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Automatizza la tua casella di posta e migliora la tua organizzazione sfruttando appieno ciò che i filtri di Gmail hanno da offrire.

Gmail è pieno di funzionalità nascoste e possibilità di plug-in aggiuntivi, ma uno degli strumenti organizzativi più potenti del servizio è proprio nel cuore delle sue normali impostazioni.

Come avrai intuito ormai, sto parlando di filtri: il sistema di lunga data di Gmail per automatizzare la tua casella di posta con una serie di regole personalizzate. A prima vista, i filtri possono sembrare complicati. Possono sembrare troppo elaborati. Possono persino sembrare inutili.

Ma non lasciarti ingannare dalla copertina, devi approfondire il loro funzionamento. I filtri di Gmail possono potenzialmente rimodellare completamente la posta in arrivo e il modo in cui vengono gestiti i messaggi. Possono aiutarti a mantenere la tua e-mail in ordine senza pensieri o sforzi. E tutto ciò che serve è una piccola pianificazione una tantum per farli lavorare per te.

Segui questa guida e la tua casella di posta funzionerà come una macchina ben oliata in pochissimo tempo.

1: capire i filtri di Gmail

Cominciamo pensando ad alcune possibilità di filtro di Gmail per avere un’idea del tipo di configurazioni che potresti prendere in considerazione, quindi, seguiremo passo per passo il processo di creazione.

Con i filtri di Gmail, puoi:

• Assicurati che i messaggi di mittenti con priorità alta specifici vadano sempre nella scheda Principale della posta in arrivo, dove sei certo di vederli
• Assicurati che tipi specifici di messaggi con priorità inferiore, come rapporti o aggiornamenti da diversi servizi che utilizzi, vengano automaticamente ordinati in una posizione fuori mano e non vengano nemmeno visualizzati nella posta in arrivo
• Mantieni i messaggi delle persone fastidiose lontani ma comunque disponibili nel caso in cui tu debba trovarli, archiviandoli automaticamente non appena arrivano
• Inoltra i messaggi da un indirizzo specifico o con una frase specifica nei loro soggetti ad altri membri della tua squadra o famiglia
• Rispondi istantaneamente ai messaggi da o verso un indirizzo specifico con un modello prestabilito
• Contrassegna alcuni tipi specifici di messaggi come promemoria dando loro un’etichetta “RICORDO” di colore giallo brillante che li fa risaltare nella tua casella di posta
• Etichetta i messaggi inviati a una specifica variante del tuo indirizzo Gmail (come indirizzo +vip@gmail.com) o scritti con una parola o una frase specifica nell’oggetto (come “urgente”, “importante” o “attenzione a questo “) come “VIP” e quindi ricevi notifiche solo per i messaggi con quella etichetta
• Gestisce l’avviamento della tua auto (così sei pronto a scappare) quando ricevi un’email che ti chiede di fare investimenti di qualche tipo

Va bene, l’ultimo non è davvero possibile (non ancora, comunque), volevo solo assicurarmi che stavi prestando attenzione. Tutto il resto in quell’elenco, tuttavia, è assolutamente fattibile e abbastanza facile da configurare con i filtri di Gmail.

2: creazione dei filtri di Gmail

Il modo più semplice per avviare un nuovo filtro Gmail è fare clic sulla casella di ricerca nella parte superiore del sito Web Gmail e quindi digitare quello che si desidera utilizzare come base per il filtraggio: una parola o una fase che potrebbe apparire all’interno dell’oggetto o del corpo di un’e-mail , un indirizzo da cui potrebbe provenire un messaggio o qualsiasi altra variabile scelta.

Una volta che hai iniziato a digitare, vedrai apparire una piccola freccia rivolta verso il basso all’estrema destra della casella di ricerca. Fai clic su di essa, dì “abra-cadabra”, se lo desideri, ed ecco apparirà il tuo primo modulo per creare un filtro.

In questo modulo è possibile personalizzare esattamente le condizioni che causeranno l’esecuzione del filtro. Compila i campi in modo appropriato, utilizza qualsiasi combinazione di variabili desideri, anche impiegando operatori come “AND” e “OR” all’interno dei campi, se vuoi essere molto fantasioso, quindi fai clic su Crea filtro nella parte inferiore della casella .

Un breve avviso: per impostazione predefinita, il filtro verrà applicato a tutti i messaggi in arrivo, quindi l’impostazione “Tutti i messaggi” che viene visualizzata accanto all’opzione “Cerca” nel popup di creazione del filtro, si riferisce a tutti i messaggi che riceverai. 

Se cambi l’opzione in “Posta in arrivo”, è probabile che venga visualizzato un messaggio di errore che ti informa che i parametri scelti non sono consigliati e potrebbero non funzionare correttamente. Lascia l’opzione “Cerca” impostata su “Tutti i messaggi”, che probabilmente è quello che desideri, e ti manterrai alla larga da eventuali errori e consentirai alle cose di funzionare come dovrebbero.

Ora è il momento della parte divertente, la parte in cui decidi esattamente cosa succede quando arriva un messaggio che soddisfa le tue condizioni. È possibile selezionare qualsiasi combinazione di azioni dall’elenco e quindi configurarle secondo necessità. Puoi persino dire a Gmail di applicare il filtro in modo retroattivo ai messaggi già presenti nel tuo account (anziché utilizzarlo solo per i nuovi messaggi che arrivano da quel punto in avanti) selezionando l’opzione “Applica anche il filtro alle conversazioni corrispondenti” nella parte inferiore del boz opzioni.

Una volta terminato, fai clic sul pulsante blu Crea filtro e il gioco è fatto: il tuo nuovo filtro Gmail è ufficialmente creato e attivo. La prossima volta che arriva un messaggio che soddisfa i parametri che hai indicato, le azioni che hai specificato avranno luogo automaticamente più velocemente di quanto tu possa dire “abra-cadabra”.

3: gestione dei filtri di Gmail

Ultimo ma non meno importante, memorizza la procedura che ti serve nel caso in cui dovessi modificare i filtri in futuro.

Se desideri modificare, eliminare o anche solo rivisitare un filtro che hai creato, fai clic sull’icona a forma di ingranaggio nella parte superiore, angolo destro del sito Web di Gmail, fai clic su “Impostazioni”, quindi fai clic sulla scheda “Filtri e indirizzi bloccati” nella parte superiore della schermata delle impostazioni. Vedrai tutti i filtri che hai creato e puoi modificarli o rimuoverli con un paio di clic rapidi.

Con questi filtri la tua casella di posta sarà molto più snella e facile da amministrare, prova a seguire i miei consigli, ne vale la pena.

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